2%を合格した私が”選ばれる”英文メールの書き方を今だけ公開してみる

an e-mail

英語でメールや手紙を書く際には特有の言い回しやルールがあり、知らないと何から書き始めて良いかすらわからない。

特に応募用のメールでは失敗はしたくない。選考に通るかどうかの最初の関門で躓いては何も始まらない、目に留まる文章で他の候補者よりも良い第一印象を与えたいと思うのは当然だろう。
そこから思わぬ素晴らしい出会いがあるかもしれないのだ。

そこで今回、私がカナダで仕事を探した際、落選を繰り返して学んだ英文メールの書き方を、実際のメールのやり取りを元に解説していく。

応募に限らず、ビジネスメールや友人、知人に宛てる場合でもほぼ共通のルールなので参考になるはずだ。書き添えれば一層アピールできるフレーズもこっそり解説しようと思う。

最終的に超難関をかいくぐった私のメールがあなたにとって参考になれば幸いである。

早速、私が最初に送ったメールを以下に紹介する。

title: Request to apply

Dear John,
My name is Aki, and I’m a male Japanese Working holiday student and have completed English language school in Vancouver. I’m XX years old and used to be a math teacher in Japan. First of all, thank you to CANADA WEBSITE, which let me have an opportunity to know the advertisement of your wonderful farm.

I’m really interested in the farmstay which I saw on the website. The reason why I’m interested in working for your farm is I like working at a farm and nature and want to have special experience before return back to Japan. Could I help you in your farm if you are still looking for someone? I can stay until the end of October also, I’m planning to extend my stay in Canada for a few months. I’m looking forward to hearing from you.
Thank you for reading.

Yours sincerely,
Aki

/////////////////////////
Akitaro Eikaiwa
mailaddress@gmail.com
604-000-1234

~という内容でカナダ人が経営するファームステイの求人広告に応募した。※個人を特定できる部分(名前やメールアドレス)は仮名に変えてある。
なぜ50人以上の応募者の中から私を選んでくれたのか?という質問を後々になって尋ねたことがある。

オーナー曰く「その後のメールのやり取りを含め、最初のメールから一番礼儀正しく、英語のレベルが高かったから」だそうだ。

そのオーナーには9歳と7歳になる子供達がいるので、礼儀正しい英語が扱える人というのが絶対条件だったのだ。
この素晴らしいオーナーに選ばれたおかげで、私はカナダでの最後の数ヶ月間を最高の環境で過ごすことができた、、、というのはまた別の記事のお話…

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英文メール 各ポイントの解説

それでは先ほどのメールのポイントを細かく解説していく。
e-mail

件名

件名は一目でわかりやすくシンプルに

今回は求人への応募なので

Request to apply

とした。

ビジネスメールの場合だと例えば

Conference schedule for March

「3月の会議のスケジュール」
のように名詞一言だけで表すのが基本だ。

もっとフレンドリーなメールなら

Hi this is Aki

など差出人が一目でわかるものがいいだろう。

書き出し

今回は初めてのメールなので一番丁寧な書き出しを用いても良かったのだが、相手が個人経営の農場のオーナーなので

Dear John,

と、ファーストネームを書き、少しだけフレンドリーな表現にした。

ビジネスメールのようなもっと硬い場面では

Dear Mr. Smith,

のようにファミリーネームを書く。
基本、書き出しでフルネームを書くことはない。

相手の名前がわからない場合は

Dear Sir or Madam,

などを用いる。

※注意!一般常識として書き出しの挨拶の後には上記のように必ずカンマ(,)をつけること!
相手が誰であれ最低限のマナーなので、忘れないようにしよう。

自己紹介

まずは名前を名乗り、年齢と今現在何をしているかを書く。

応募する求人内容に関係する経験や職歴もここでアピールしよう。

I used to be ~
私はかつて~をしていた。

などを使って簡潔に説明しよう。

メールの目的と応募動機

次にこのメールを送った目的と応募するに至った動機を書く。

必要な情報だけを書き、簡潔にまとまっているほうが良い。あまり長いと読む気を失ってしまわれかねない。相手は何人分ものメールを読まなければならないのだ。最低限必要な情報だけにおさえ、かつ好印象を与えるよう心がけるのが基本だ。
※英語ではあまり不必要な改行はしない。これはメールに限らず、記事や日記を書く際も同様だ。

文末の決まり文句

文末には決まった数種類のパターンがある。

I look forward to hearing from you.
「ご連絡お待ちしています。」

look forward to something で something を楽しみにしているという意味。
hear from someone で someoneから連絡が来るという意味。

他には

Please feel free to ask if you have any questions.
「ご不明点がありましたら、お気軽にご質問ください。」

などが定番の決まり文句だ。両方使ってももちろん良い。

結びの言葉

メールの最後に差出人の名前と一緒に添える、日本語でいうところの「敬具」などにあたる部分だ。

こちらもいくつかの決まり文句があり、相手とどれだけフレンドリーかによって使い分ける必要がある。

・Sincerely,
・Yours sincerely,
(一番フォーマルな結び言葉。ビジネスで最も使われる)

・Best regards,
・Warm regards,
・Best wishes,
(一度でも会ったことのある人に対してならビジネスでもカジュアルでも使える便利な結び言葉)

・See you soon,
・Take care,
・I hope see you in a short while.
(仲の良い知人友人に対する結び言葉。心がこもっていればオリジナルの結びを作っても良い。基本的に自由。)

※注意!結び言葉の後にも必ずカンマ(,)をつけること!
そして改行して差出人(自分)の名前を書く。これも一般常識のマナーだ。
カジュアルでオリジナルな文章の場合はピリオド(.)をつける。

※「選ばれる」ちょっとしたテクニック…

決まり文句だけの英語メールでもしっかり書けていれば問題ないが、こんなテクニックも少しだけ紹介する。

First of all, thank you to ~
「まずは素晴らしい求人を知るきっかけをくれた~に感謝したいと思います。」

という、ちょっと優等生っぽい文章だ。日本ではあまり聞き慣れないセリフだが、海外ではウケが良い。
(今回はウェブサイトで求人を知ったので、サイトそのものに感謝するかたちをとった。)
これが書き添えられているといないとで、印象がだいぶ違ってくる。

ライバルに差をつけたいのなら添えてみよう。

完璧を目指そう

当たって砕けろも良いが、初めての英文メールとなると細かいミスや言い回しの不自然さはどうしても残ってしまうものだ。

せっかく良い求人、良い機会があってもメールの第一印象だけで選考落ちしてしまってはもったいなさ過ぎる。
お金には代えられない貴重な機会を一回でも落とさないためにも英文校正サービスを利用することも考えたほうが良い。

英文校正サービスは enagoeditage などがあるが、どちらかというと論文向きだ。
ビジネスメールでオススメなのは アイディービジネス

すぐに無料オンライン見積もりができ、一回数百円から利用できるのが魅力。

一度、自分だけのテンプレートを作ってしまえば、その後も何度でも使えるのでオススメだ。

英文メール まとめ

日本語と同じく、例え英語に慣れていてもビジネス英文メールには決まりやルールがあり、覚えておかないと失礼になることもある。当サイトの記事や校正サービスを利用して、素敵なメールを作成して欲しい。
まだまだ説明したいこともあるので、今回の記事が好評を頂ければ続きのメールのやり取り等を使って紹介するつもりだ。

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